Hướng dẫn cách sắp xếp và lọc dữ liệu trong Excel cực đơn giản

Sắp xếp và lọc dữ dữ liệu bằng Excel là cách giúp chúng ta quản ý dữ liệu tốt hơn và tránh những sai sót. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp và lọc dữ liệu trong Excel trên máy tính, laptop cực kỳ đơn giản và nhanh chóng.

1. Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel

Sắp xếp dữ liệu cơ bản (một cột)

Trong Excel, để sắp xếp dữ liệu của một cột ta thực hiện như sau:

– Bước 1: Bấm chuột vào ô đầu tiên của cột mà chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu. (Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ bấm vào ô J3 để sắp xếp dữ liệu cho cột Điểm TB).

Chọn ô đầu tiên trong cột muốn sắp xếp dữ liệu

– Bước 2: Từ tab Data > Chọn Filter. Lúc này, trên mỗi cột sẽ xuất hiện một mũi tên.

Đầu mỗi cột xuất hiện mũi tên khi chọn Filter

Lưu ý: Nếu bạn sử dụng Excel trên web hoặc phiên bản di động, giao diện có thể hơi khác nhưng các bước thực hiện về cơ bản vẫn tương tự.

– Bước 3: Nhấp vào mũi tên ở cột bạn muốn sắp xếp > Chọn cách sắp xếp mong muốn (Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sắp xếp Điểm TB theo thứ tự từ bé đến lớn nên sẽ chọn Sort Smallest to Largest) > Nhấn OK.

Chọn cách sắp xếp mong muốn

Tương tự, có thể sắp xếp dữ liệu cho một cột bất kỳ khác. Ví dụ sắp xếp cột Tên theo bảng chữ cái từ A đến Z:

Sắp xếp cột Tên theo bảng chữ cái từ A đến Z

Hoặc sắp xếp cột Ngày Sinh theo thứ tự từ Mới nhất đến cũ nhất:

Sắp xếp cột Ngày Sinh theo thứ tự từ Mới nhất đến cũ nhất

Sắp xếp nhiều cột cùng lúc (Custom Sort)

Để xử lý các bảng dữ liệu phức tạp, bạn có thể sắp xếp theo nhiều cấp độ. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp danh sách học sinh theo Lớp trước, sau đó sắp xếp theo Điểm TB giảm dần trong mỗi lớp. Để thực hiện, bạn vào tab Data > chọn Sort. Trong hộp thoại Sort, bạn thiết lập cột sắp xếp đầu tiên, sau đó nhấn Add Level để thêm các cấp độ sắp xếp tiếp theo.

Sắp xếp theo màu sắc (Sort by Color)

Đây là một tính năng hữu ích trong các phiên bản Excel mới, cho phép bạn sắp xếp dữ liệu dựa trên màu nền (Cell Color), màu chữ (Font Color) hoặc biểu tượng (Cell Icon). Để sử dụng, bạn vào tab Data > Sort. Trong mục Sort On, chọn Cell Color hoặc Font Color và chọn màu bạn muốn đưa lên trên cùng.

2. Cách lọc dữ liệu trong Excel

Lọc dữ liệu trong Excel là thao tác giúp chúng ta quản lý và kiểm soát dữ liệu của mình tốt hơn. Để thực hiện lọc dữ liệu trong Excel trên Laptop của bạn cần thực hiện như sau:

Lọc dữ liệu cho một cột

Mẹo nhanh: Bạn có thể bật/tắt chế độ lọc (Filter) nhanh chóng bằng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + L. Đây là một phím tắt cực kỳ hữu ích mà nhiều người dùng chưa biết.

– Bước 1: Tương tự như cách Sắp xếp, ta vẫn bấm chuột vào ô đầu tiên của cột mà chúng ta muốn lọc dữ liệu. (Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ bấm vào ô H3 để lọc dữ liệu cho cột Thực Hành).

Bấm chuột vào ô trên đầu mà chúng ta muốn lọc dữ liệu

– Bước 2: Từ tab Data > Chọn Filter. Lúc này, trên mỗi cột sẽ xuất hiện một mũi tên.

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ lọc ra những bạn có điểm Thực Hành trên 9.

Đầu mỗi cột xuất hiện mũi tên khi chọn Filter

– Bước 3: Tiến hành lọc dữ liệu.

+ Cách 1: Áp dụng cho những bảng dữ liệu ngắn.

Nhấp vào mũi tên ở cột Thực Hành > Chỉ chọn những bạn có điểm trên 9 (Bỏ chọn những bạn có điểm dưới 9) > Nhấn OK.

Chỉ chọn những bạn có điểm trên 9

+ Cách 2: Áp dụng cho những bảng dữ liệu dài.

Nhấp vào mũi tên ở cột Thực Hành > Chọn Number Filters > Chọn Greater Than…

Cách lọc cho bảng dữ liệu dài

Bên cạnh dòng is greater than Nhập “9” > Nhấn OK.

Nhập điều kiện thích hợp

Mặt khác, bạn cũng có thể lọc ra những bạn có điểm Thực Hành lớn hơn 7 nhưng dưới 9 bằng cách:

Nhấp vào mũi tên ở cột Thực Hành > Chọn Number Filters > Greater Than…

Lọc ra những bạn có điểm Thực Hành lớn hơn 7 nhưng dưới 9

Trong menu thả xuống chọn is less than > Nhập “7” vào bên cạnh dòng is greater than > Nhập “9” vào bên cạnh dòng is less than > Nhấn OK.

Nhập điều kiện thích hợp

Lọc theo màu (Filter by Color): Tương tự như sắp xếp, Excel cũng cho phép bạn lọc dữ liệu theo màu nền hoặc màu chữ. Nhấn vào mũi tên lọc trên cột, chọn Filter by Color và chọn màu bạn muốn hiển thị.

Lọc dữ liệu cho nhiều cột cùng lúc

Nếu bạn muốn lọc dữ liệu cho nhiều ô cùng một lúc. Cách thực hiện như sau:

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ lọc ra những bạn thuộc Lớp A và có điểm Lý Thuyết trên 9.

– Bước 1: Lọc ra những bạn thuộc Lớp A.

Nhấn vào mũi tên cột Lớp > Chỉ chọn những bạn thuộc Lớp A > Nhấn OK.

Lọc ra những bạn thuộc Lớp A

– Bước 2: Lọc ra những bạn có điểm Lý Thuyết trên 9.

Nhấn vào mũi tên bên cạnh cột Lý Thuyết > Chọn Number Filters > Greater Than…

Lọc ra những bạn có điểm Lý Thuyết trên 9

Bên cạnh dòng is greater than nhập “9” > Nhấn OK.

Nhập điều kiện thích hợp

Lưu ý: Nếu cần lọc theo nhiều điều kiện phức tạp, bạn có thể tìm hiểu thêm về tính năng Advanced Filter hoặc sử dụng hàm FILTER động (xem thêm ở phần dưới) để có kết quả linh hoạt hơn.

3. Các tính năng sắp xếp và lọc nâng cao

Sử dụng hàm SORT và FILTER động

Trong các phiên bản Excel mới, Microsoft đã giới thiệu các hàm động giúp việc xử lý dữ liệu trở nên linh hoạt và tự động hơn.

Hàm SORT: Cho phép sắp xếp một vùng dữ liệu tự động và kết quả sẽ tự cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi. Ví dụ: =SORT(A2:B10, 2, -1) sẽ sắp xếp vùng A2:B10 dựa trên cột thứ 2 (cột B) theo thứ tự giảm dần.

Hàm FILTER: Dùng để lọc dữ liệu dựa trên các điều kiện bạn đặt ra, trả về một mảng kết quả động. Ví dụ: =FILTER(A2:C10, (B2:B10>9)*(C2:C10=”Lớp A”)) sẽ lọc ra những dòng có điểm ở cột B lớn hơn 9 VÀ giá trị ở cột C là “Lớp A”.

Lưu ý: Các hàm này chỉ khả dụng trên Excel 365, Excel 2021 và các phiên bản mới hơn.

Hướng dẫn xóa dữ liệu trùng lặp (Remove Duplicates)

Đây là một công cụ cực kỳ hữu ích để nhanh chóng loại bỏ các dòng dữ liệu bị trùng trong bảng tính của bạn. Cách thực hiện rất đơn giản: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn xử lý, vào tab Data và nhấn vào nút Remove Duplicates. Sau đó, chọn các cột bạn muốn dùng để xác định sự trùng lặp và nhấn OK.

Một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Thế Giới Di Động:

Vậy là vừa rồi chúng tôi đã hướng dẫn bạn các cách sắp xếp và lọc dữ liệu trong Excel, từ cơ bản đến nâng cao. Các thao tác này có thể áp dụng trên Excel 365, Excel 2021, và các phiên bản mới hơn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả và dễ dàng hơn.